Politique de confidentialité

Konvert SA, ayant son siège social à 8500 Kortrijk (Courtrai), Bohemenberg 23a et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0405.423.970 (tél. : 056/24.01.00 et e-mail : info@konvert.be), est responsable du traitement de vos données personnelles.

Konvert déclare qu'en tant que Responsable du Traitement, elle respecte la législation belge en matière de confidentialité, ainsi que les dispositions du Règlement du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après dénommé ‘Règlement Général sur la Protection des Données’) dès son entrée en vigueur.

Le Règlement Général sur la Protection des Données définit les données à caractère personnel comme suit :

toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Si la présente politique se réfère à des données personnelles, elle fait référence à cette définition inscrite dans le Règlement.

Aucune catégorie particulière de données à caractère personnel ne fait l’objet d’un traitement, à l’exception des données portant sur la santé du candidat intérimaire ou de l'intérimaire, que ces derniers ont spontanément communiquées. Par traitement portant sur des catégories particulières de données à caractère personnel il faut entendre :
le traitement des données à caractère personnel qui révèle l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique.

Pour ce qui concerne les données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions, Konvert ne les traitera que dans la mesure où la loi l’y autorise ou en vertu de la loi.

Konvert recueille et traite différentes données à caractère personnel vous concernant en tant que (candidats) intérimaires. Il s’agit des données personnelles suivantes :

• le curriculum vitae (comprenant des informations d’identification personnelle (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail), des informations d’identification délivrées par les autorités (ex. numéro de la carte d’identité), des caractéristiques personnelles (ex. âge, sexe, date de naissance, lieu de naissance, éducation et formation, expérience professionnelle (y compris d’éventuels certificats, tels qu’un permis de conduire un chariot élévateur et un certificat VCA), la profession et l’emploi, des références, le permis de conduire, des données physiques, les loisirs et centres d’intérêt, le mode de vie,

• les lettres de motivation,

• les notes prises lors d’un entretien d’embauche,

• les données relatives à la santé que vous avez spontanément communiquées,

• votre nationalité, carte d’identité, titre de séjour, permis de travail,

• les informations destinées au paiement de votre rémunération, telles que : votre numéro de registre national, votre adresse, votre ancienneté, votre état civil, les informations de nature financière (ex. les numéros de compte bancaire), la composition de votre ménage, votre date de naissance,

• votre salaire et vos fiches de salaire,

• le nom d’une personne de contact (et son numéro de téléphone et/ou de portable) en cas d’urgence,

• les formulaires d’évaluation,

• les photos (d’identité) et des vidéos,

• extrait de casier judiciaire.

Nous collectons vos données à partir du moment où vous les complétez ou les laissez sur notre site internet ou sur une de nos applications IT, lorsque vous vous inscrivez dans une de nos agences/ ou lorsque vous vous inscrivez d’une autre manière (p.ex. lors d’un salon de l’emploi) ou que vous vous faites enregistrer (p.ex., dans le cas du travail intérimaire, via la sélection opérée par l’utilisateur lui-même) en vue d’utiliser nos services.

Nous pouvons également collecter vos données lorsque vous les avez divulguées publiquement sur des médias publics/sociaux (p.ex. LinkedIn), ce qui peut indiquer que vous seriez intéressé par des services liés à la mise au travail. Dans ce cas, nous vous demanderons d’abord si vous souhaitez vous inscrire auprès de nos services conformément à nos conditions et dans le respect de la présente déclaration de protection des données. Si vous n’êtes pas intéressé, nous sommes autorisés à traiter un nombre limité de données vous concernant afin de pouvoir respecter votre souhait de ne pas être démarché par nos soins.

Les données personnelles que vous nous communiquez sont conservées pour l’exécution de nos services RH, parmi lesquels le recrutement et la sélection, ainsi que le travail intérimaire.

 Concrètement :

• Votre CV et votre lettre de motivation sont traités dans le but de :

  • évaluer votre profil et vos qualifications et parcourir le processus de recherche d’emploi ;

  • vous proposer des offres d’emploi via Konvert SA (0405.423.970), Konvert HR NV (0898.458.243),;

  • vous proposer une ou des formations en vue de renforcer votre développement personnel ;

  toujours avec, comme base légale, votre consentement explicite. 

• Les notes prises lors d’un entretien d’embauche dans le but de parcourir le processus de recherche d’emploi et avec, comme base légale, notre intérêt légitime. 

• Les données santé que vous avez spontanément communiquées avec, comme base légale, le fait que vous les avez manifestement rendues publiques en tant que personne concernée ou que cela est nécessaire à la sauvegarde de vos intérêts vitaux et uniquement si elles peuvent avoir un impact sur votre recherche d’un emploi sur les tâches que vous devez effectuer.  Nous ne traitons pas de données de santé excepté dans le cadre de la législation sur le bien-être au travail (certificat d’examen médical) ainsi que pour la déclaration et la gestion des accidents de travail. 

• Votre nationalité, carte d’identité, titre de séjour, permis de travail avec comme base légale l’exécution d’un contrat de travail.

• Les informations destinées au paiement de votre rémunération collectées aux fins de :

  • assurer notre administration des salaires ;

  • assurer la gestion du personnel ;

  • assurer le contrôle interne et la sécurité de l’entreprise, et effectuer des audits et des vérifications comptables ;

  • demander des subsides, des exemptions de précompte professionnel, etc. ;

  • se conformer aux lois et réglementations, en ce compris et sans pour autant s’y limiter, la législation du travail, la législation fiscale et la législation en matière de sécurité sociale, la législation en matière de lutte contre la fraude, les législations nationales et internationales en matière de sanctions ;

  avec dans chaque cas, comme base légale, l’exécution d’un contrat de travail.

• Votre salaire et vos fiches de salaire, avec comme base légale l’exécution d’un contrat de travail. 

• Votre nom, prénom et salaires dans le cadre d’une saisie et/ou cession de rémunération avec, comme base légale, le respect des obligations légales y afférentes. 

• Le nom d’une personne de contact (et son numéro de téléphone et/ou de portable) pour que nous puissions en cas d’urgence contacter un membre de la famille ou un proche avec, comme base légale, la sauvegarde des intérêts vitaux de l’employé. 

• Les photos (d’identité) et vidéos collectées et traitées en vue de communications internes, avec comme base légale votre consentement préalable et l’intérêt légitime dans le cadre (de votre recherche) d’un emploi. 

• Votre nom, prénom, adresse, date de naissance, sexe, statut, ancienneté, langue, date d’entrée en service, lieu de travail, données d’emploi dans le cadre des obligations d’information en ce qui concerne les élections sociales chez l’utilisateur. Votre adresse électronique et votre numéro de registre national en cas de vote électronique et dans la mesure où cela s'avère nécessaire pour le processus d'authentification des électeurs et uniquement à partir du moment où la loi le permet. 

• Votre nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone mobile afin de vous contacter pour des offres commerciales, des newsletters et des promotions/actions marketing de Konvert qui pourraient vous intéresser, lorsque vous avez donné votre consentement. 

• Extrait de casier judiciaire : nous ne vous le demanderons que si cela est légalement nécessaire pour Konvert ou pour le client où nous vous employons.

Vos données personnelles en tant que candidat intérimaire sont conservées pendant 3 années après le dernier contrat qualitatif. À l’expiration de cette période de 3 années, vous serez à nouveau contacté et il vous sera demandé de consentir à une conservation prolongée de vos données dans la base de données.

Vos données personnelles, en tant qu’intérimaire, sont conservées pendant 5 ans au terme de votre dernier contrat.

En tous les cas, vos données à caractère personnel sont conservées conformément à la législation spécifique en la matière, ainsi qu’aux délais de prescription qui nous obligent à conserver vos données personnelles plus longtemps.

• Droit d’accès et de consultation

  Vous avez à tout moment le droit d’accéder gratuitement à vos données personnelles et de consulter l’utilisation que nous en faisons conformément aux dispositions applicables dans le secteur.

• Droit de rectification, droit à la limitation et droit à l’effacement

  Vous êtes libre de nous communiquer ou non vos données personnelles. En outre, vous avez toujours le droit de nous demander de rectifier vos données personnelles, de les compléter ou de les effacer.

• Vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données personnelles nécessaires à la gestion des salaires et de celles que nous sommes tenus en vertu de la loi de conserver et de traiter.

  Vous avez également le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles.

• Droit d’opposition

  Vous avez aussi le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons sérieuses et légitimes.

• Droit à la portabilité des données

  Vous avez le droit de recevoir vos données à caractère personnel, traitées par nos soins, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou de transmettre ces données à un autre responsable du traitement, conformément aux dispositions applicables dans le secteur.

• Droit au retrait du consentement

  Dans la mesure où le traitement est basé sur votre consentement préalable, vous avez également le droit de le retirer.

• Décisions automatisées et profilage

  Le traitement de vos données à caractère personnel n’inclut pas le profilage et vous ne ferez pas non plus l’objet de décisions automatisées de notre part.

• Comment exercer vos droits?

  Vous pouvez exercer vos droits en contactant Konvert via info@konvert.be ou 056/24.01.00 à l’attention de Mme Ilse Vanhaecke, Data Protection Officer.

• Plaintes

  Vous avez le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données : rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, tél. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail : contact@apd-gba.be. Ceci sans préjudice de tout recours devant un tribunal civil.

  Si vous subissez un dommage à la suite du traitement de vos données personnelles, vous pouvez introduire une demande de dommages et intérêts.

   

  Compte tenu du caractère supplétif des dispositions de l'article 6.3, §2 Livre 6 du Code civil, les réclamations extracontractuelles à l'encontre des agents exécutifs et du personnel auxiliaire de Konvert SA sont explicitement exclues. Concrètement, en tant que (candidat) travailleur intérimaire, si vous vous considérez à tout moment comme une partie lésée ou si vous estimez avoir subi un dommage à la suite ou en conséquence de votre inscription et/ou de l'exécution de votre contrat de travail intérimaire, vous pourrez uniquement tenir Konvert SA, entreprise/employeur auprès de laquelle vous vous êtes inscrit et/ou avec laquelle vous avez conclu un contrat, contractuellement responsable et vous ne pourrez à aucun moment tenir les administrateurs, employés ou autres agents de Konvert SA directement responsables de manière non contractuelle pour les erreurs alléguées (infractions au GDPR, en particulier). 

Certaines de vos données à caractère personnel que nous traitons sont transmises à des tiers. Cela concerne les données suivantes : 

• Votre nom, prénom, éducation, formation, expérience professionnelle, intérêts, références et votre lettre de motivation peuvent être transmis à des utilisateurs/clients (possibles) de Konvert SA (0405.423.970), Konvert HR NV (0898.458.243) ou une autre agence d’intérim dans le cadre d’une collaboration Master Vendor le cas échéant via un VMS-tool pour pouvoir vous proposer des offres d’emploi.

• Votre nom, prénom, adresse, salaire et informations relatives au paiement de votre rémunération peuvent être transmis à Konvert HR NV (0898.458.243), en vue d’établir un contrat de travail.

• Les informations destinées au paiement de votre rémunération sont transmises à notre secrétariat social SSE (0456.799.031), à Konvert Service (0421.662.859) et à UnifiedPost (0471.730.202) dans le but d’assurer l’administration des rémunérations, aux autorités publiques compétentes et à notre représentant permanent en France pour les travailleurs détachés (AXS SARL– 522.564.996), dans le cadre de nos obligations légales, et aux certains fournisseurs pour l'application des subventions..

• Vos fiches de salaire sont transmises à UnifiedPost (0471.730.202).

• Votre nom, prénom et votre salaire peuvent le cas échéant être transmis à des huissiers de justice, aux autorités publiques compétentes, à des médiateurs de dettes, à des institutions de crédit, etc., dans le cadre d’une saisie et/ou cession de rémunération.

• Votre nom, prénom et adresse e-mail sont transmis à notre fournisseur informatique AXS (0463.752.644) dans le but de gérer votre compte.

• Votre nom, prénom, adresse et informations destinées au paiement de votre rémunération sont le cas échéant transmis à notre compagnie d’assurance accidents du travail en cas d’accident du travail.

• Votre nom et prénom sont le cas échéant transmis à des Centres de formation où vous suivez des formations pour le compte de Konvert SA (0405.423.970), Konvert HR NV (0898.458.243).

• Votre nom, prénom, numéro de registre national, adresse, numéro de téléphone, adresse mail et salutation peuvent le cas échéant être transmis au fournisseur de chèques-repas et/ou d’éco-chèques.

• Votre nom, prénom, adresse, date de naissance, sexe, statut, ancienneté, langue, date d’entrée en service, lieu de travail, données d’emploi peuvent être transmis à l’utilisateur afin de permettre à ce dernier de respecter ses obligations d’information dans le cadre des élections sociales. Votre adresse électronique et votre numéro de registre national en cas de vote électronique et dans la mesure où cela s'avère nécessaire pour le processus d'authentification des électeurs et uniquement à partir du moment où la loi le permet.

Les tiers susmentionnés reçoivent et/ou traitent des données à caractère personnel pour effectuer une tâche spécifique au nom de notre organisation. Nous concluons avec ces organisations des accords de confidentialité et/ou de traitement et mettons tout en œuvre pour qu’elles protègent suffisamment vos données personnelles. 

Vos données personnelles ne seront pas vendues, ni louées, ni distribuées ou commercialisées à des tiers, sinon dans les conditions décrites ci-dessus ou moyennant votre consentement préalable. 

Il se peut, dans de rares cas, que nous ayons à divulguer vos données personnelles suite à une décision de justice ou pour nous conformer à des dispositions légales ou réglementaires obligatoires.

Nous avons développé des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour éviter la destruction, la perte, la modification des données personnelles recueillies, l’accès à ces données par des personnes non autorisées ou la communication par erreur de ces données à des tiers, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.

Mesures techniques

• Utilisation d’antivirus, de pare-feu, etc.

• Mots de passe régulièrement mis à jour

• Pas de disques durs non sécurisés

• Système de contrôle d’accès aux données

• Cryptage des données

• Aucune sauvegarde non sécurisée

• Utilisation de disques durs sécurisés

Mesures organisationnelles

• Accès limité à des personnes bien déterminées

• Procédure de gestion des incidents

• Politique définie pour les employés et les collaborateurs

• Formation des employés et des collaborateurs

• Clauses de confidentialité

Konvert peut, pour des raisons diverses, apporter des améliorations, ajouts ou modifications à cette déclaration de confidentialité. Vous pouvez consulter à tout moment la version la plus récente  sur le site web www.konvert.be.

Cette version a été établie en novembre 2024.

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