Privacy policy

Konvert NV, met maatschappelijke zetel te 8500 Kortrijk, Bohemenberg 23a en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0405.423.970 (tel : 056/24.01.00 en e-mail : info@konvert.be) is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Konvert verklaart dat zij als verantwoordelijke voor de verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Verordening van 27/04/2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EH (hierna : de Algemene Verordening Gegevensbescherming) vanaf haar inwerkingtreding.

De Verordening Algemene Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt :

alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon

Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.

Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van gegevens over de gezondheid van de (kandidaat-)uitzendkracht dewelke spontaan aangebracht werden door de (kandidaat-)uitzendkracht. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan :

verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid

Voor wat betreft de strafrechtelijke persoonsgegevens zal Konvert deze enkel verwerken voor zover toegelaten is bij of krachtens de wet.

Konvert verzamelt en verwerkt verschillende persoonsgegevens van u als (kandidaat-) uitzendkrachten. Het gaat over de volgende persoonsgegevens :

• curriculum vitae (met vermelding van oa. persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, telefoon nummer, e-mailadres), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (bv. identiteitskaartnummer), persoonlijke bijzonderheden (bv. leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, opleiding en vorming, professionele ervaring (inclusief eventuele attesten en diploma’s zoals bijv. een heftruckattest, VCA-attest, rijbewijs), beroep en betrekking, referenties, fysische gegevens, vrijetijdsactiviteiten en interesses, leefgewoonten,

• motivatiebrieven,
  

• notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek,
  

• gezondheidgegevens dewelke door u spontaan aangebracht werden,
  

• uw nationaliteit, identiteitskaart, verblijfsdocument, toelating tot de arbeidsmarkt,
  

• payrollinformatie zoals: uw rijksregisternummer, uw adres, uw anciënniteit, uw burgerlijke staat, financiële identificatiegegevens (bv. bankrekeningnummers), uw gezinssamenstelling, uw geboortedatum,
  

• uw loon en loonfiches,
  

• de naam van een contactpersoon (en zijn telefoon- en/of gsmnummer) in geval van nood,
  

• evaluatieformulieren,
  

• (pas-)foto’s en video’s.
  

• Uittreksel strafregister.

We verzamelen je persoonsgegevens zodra je je gegevens invult of achterlaat op onze website of op één van onze IT-applicaties, wanneer je je inschrijft bij één van onze kantoren of wanneer je je op een andere wijze aanmeldt (vb. jobbeurs) of laat aanmelden (vb. voor uitzendarbeid via eigen selectie van een gebruiker) om gebruik te willen maken van onze dienstverlening.

We kunnen je gegevens ook verzamelen wanneer je deze openbaar hebt gemaakt op publieke media (vb. VDAB) of sociale media (vb. LinkedIn) waaruit zou kunnen blijken dat je geïnteresseerd zou zijn in werkgerelateerde dienstverlening. In dat geval zullen we je eerst vragen of je interesse hebt om je bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit privacy policy. Ben je niet geïnteresseerd, dan kunnen we een aantal beperkte gegevens van jou verwerken om je wens niet door ons benaderd te worden, te kunnen nakomen.

De door u meegedeelde persoonsgegevens, worden bewaard voor de uitvoering van onze HR-dienstverlening, waaronder werving & selectie en uitzendarbeid. 

Meer concreet wordt/worden : 

• Uw cv en motivatiebrief verwerkt met als doel :

  • uw profiel en geschiktheid te kunnen beoordelen en het sollicitatietraject te kunnen doorlopen,

  • u jobaanbiedingen te kunnen doen via Konvert NV (BE0405.423.970) en Konvert HR NV (BE0898.458.243,

  • u opleiding(en) aan te bieden voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling,

  • telkens met als rechtsgrond uw uitdrukkelijke toestemming.

• De notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek met als doel het doorlopen van het sollicitatietraject en als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang.

• uw gezondheidsgegevens dewelke u spontaan heeft aangebracht met als rechtsgrond de kennelijke openbaarmaking door de betrokkene of ter bescherming van de vitale belangen van de betrokkene en enkel indien ze een impact kunnen hebben op jouw zoektocht naar werk en de door jou uit te voeren taken.  Voor het overige verwerken wij geen gezondheidsgegevens behalve in het kader van de wetgeving inzake welzijn op het werk (attesten medische keuring) en de aangifte en het beheer van arbeidsongevallen

• uw nationaliteit, identiteitskaart, verblijfsdocument, toelating tot de arbeidsmarkt telkens met als rechtsgrond het uitvoeren van een arbeidsovereenkomst.

• uw nationaliteit, identiteitskaart, verblijfsdocument telkens met als rechtsgrond het uitvoeren van een arbeidsovereenkomst.

• uw payrollinformatie verzameld met het oog op :

  • onze loonadministratie,

  • personeelsadministratie,

  • het verzorgen van interne controle en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole,

  • het aanvragen van subsidies, vrijstelling van bedrijfsvoorheffing, edm.,

  • om wet- en regelgeving na te leven, waaronder maar niet beperkt tot, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude, nationale en internationale sanctiewetgeving.

  telkens met als rechtsgrond het uitvoeren van een arbeidsovereenkomst.

• uw loon en loonfiches met als rechtsgrond het uitvoeren van een arbeidsovereenkomst.

• uw naam, voornaam en lonen in het kader van loonbeslag en/of –overdracht met als rechtsgrond het naleven van de wettelijke verplichtingen terzake.

• de naam van een contactpersoon (en zijn telefoon- en/of gsmnummer) zodat wij in geval van nood een familielid of naaste kunnen contacteren met als rechtsgrond de noodzaak tot bescherming van de vitale belangen van de werknemer.

• (pas-)foto’s en video’s worden verzameld en verwerkt teneinde deze te kunnen gebruiken voor interne communicatie in het kader van jouw (zoektocht naar) werk met als rechtsgrond uw voorafgaande toestemming en gerechtvaardigd belang.

• Uw naam, voornaam, adres, geboortedatum, geslacht, statuut, anciënniteit, taal, datum indiensttreding, plaats tewerkstelling en tewerkstellingsgegevens in het kader van de (informatie)verplichtingen inzake sociale verkiezingen bij de gebruiker. Uw e-mailadres en rijksregisternummer geval van elektronisch stemmen en in zoverre dit  noodzakelijk blijkt voor het proces van authentificatie van de kiezer en slechts vanaf het wettelijk toegelaten tijdstip.

• Uw naam, voornaam, e-mailadres, gsm-nummer om je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promoties/marketing acties van Konvert die voor jou interessant kunnen zijn, wanneer je hiervoor je toestemming hebt gegeven.

• Uittreksel  strafregister : dit vragen we uitsluitend wanneer dit wettelijk verplicht is voor Konvert of voor de opdrachtgever of de klant waar we je tewerkstellen.

Uw persoonsgegevens als kandidaat-uitzendkracht worden tot 3 jaren na het laatste kwalitatief contact bijgehouden. Na het verstrijken van de termijn van 3 jaar zult u opnieuw gecontacteerd worden met het verzoek uw toestemming te geven indien u nog langer in onze database wenst behouden te blijven.

Uw persoonsgegevens, als uitzendkracht, worden 5 jaar bijgehouden na het afsluiten van het laatste contract.

Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook de specifieke verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden.

• Recht op toegang en inzage

  U heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken conform de bepalingen die gelden in de sector.

• Recht op verbetering, verwijdering en beperking

  U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast hebt u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

  U kunt zich niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze payrolladministratie en de gegevens die wij op basis van de diverse wetgevingen van u dienen bij te houden en te verwerken.

  U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

• Recht van verzet

  U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

• Recht van gegevensoverdracht

  U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen en dit conform de bepalingen die gelden in de sector.

• Recht van intrekking van de toestemming

  Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

• Automatische beslissingen en profiling

  De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

• Uitoefening van uw rechten

  U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met Konvert via info@konvert.be of 056/24.01.00 t.a.v. mevr. Ilse Vanhaecke Data Protection Officer.

• Klachten

  U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be.

  Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.

  Indien u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een vordering tot schadevergoeding instellen.

   

  Gelet op het aanvullend karakter van de bepalingen van artikel 6.3, §2 boek 6 van het BW, worden buitencontractuele vorderingen jegens uitvoeringsagenten en hulppersonen van Konvert NV expliciet uitgesloten. Concreet zal u als (kandidaat-)uitzendkracht, indien u zich op een gegeven moment benadeelde partij zou achten of indien u zou menen dat u schade heeft geleden naar aanleiding van of ten gevolge van uw inschrijving en/of de uitvoering van uw contract voor uitzendarbeid, enkel Konvert NV, vennootschap/werkgever waar u zich heeft ingeschreven en/of waarmee u een contract heeft afgesloten, contractueel kunnen aansprakelijk stellen en zal u op geen enkel moment bestuurders, werknemers of andere lasthebbers van Konvert NV rechtstreeks buitencontractueel aansprakelijk kunnen stellen voor vermeende fouten (met name GDPR inbreuken). 

   

Bepaalde van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, worden doorgegeven aan derden. Het betreft de volgende gegevens: 

• uw naam, voornaam, opleiding, vorming, professionele ervaring, interesses, referenties en motivatiebrief kunnen worden doorgegeven aan (potentiële-) gebruikers/klanten van Konvert NV (BE0405.423.970) en Konvert HR NV (BE0898.458.243) of een ander uitzendkantoor in het kader van een Master Vendor samenwerking al dan niet met VMS-tool om u jobaanbiedingen te kunnen doen,

• uw naam, voornaam, adres, loon en payrollgegevens kunnen worden doorgegeven aan Konvert HR NV (BE0898.458.243)voor de aanmaak van een arbeidsovereenkomst,

• payroll informatie wordt doorgegeven aan ons sociaal secretariaat SSE (BE0456.799.031), Konvert Service (BE0421.662.859) en UnifiedPost (BE0471.730.202) met als doel het uitvoeren van onze loonadministratie, aan de bevoegde overheidsinstanties, onze bedrijfsrevisor en onze vaste vertegenwoordiger in Frankrijk voor detachering (AXS SARL– 522.564.996)  in het kader van onze wettelijke verplichtingen en aan leveranciers voor het aanvragen van subsidies.

• uw loonbrieven worden doorgegeven aan UnifiedPost (BE0471.730.202),

• uw naam, voornaam en lonen kunnen desgevallend worden doorgegeven aan gerechtsdeurwaarders, bevoegde overheidsinstanties, schuldbemiddelaars, kredietinstellingen, edm. in het kader van loonbeslag en/of –overdracht,

• uw naam, voornaam en e-mailadres worden doorgegeven aan onze IT-provider AXS (BE0463.752.644) met als doel het beheren van uw account,

• uw naam, voornaam, adres en payrollgegevens wordt desgevallend doorgegeven aan onze arbeidsongevallenverzekeraar bij een arbeidsongeval,

• uw naam, voornaam, worden desgevallend doorgegeven aan opleidingscentra waar u voor rekening van Konvert NV (BE0405.423.970) en Konvert HR NV (BE0898.458.243)opleidingen volgt,

• uw naam, voornaam, rijksregisternummer, adres, telefoonnummer, e-mailadres en aanspreking kunnen desgevallend worden doorgegeven aan provider voor het toekennen van maaltijdcheques en/of ecocheques.

• Uw naam, voornaam, adres, geboortedatum, geslacht, statuut, anciënniteit, taal, datum indiensttreding, plaats tewerkstelling en tewerkstellingsgegevens kunnen desgevallend worden doorgegeven aan de gebruiker teneinde laatstgenoemde in staat te stellen zijn (informatie)verplichtingen in het kader van sociale verkiezingen na te leven 

Bovenstaande derden ontvangen en/of verwerken in opdracht van onze organisatie persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Wij sluiten met deze bovenstaande organisaties vertrouwelijkheidsovereenkomsten en/of verwerkingsovereenkomsten en stellen alles in het werk opdat zij uw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen. 

Uw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals bovenstaand beschreven of tenzij met uw voorafgaande toestemming. 

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

Technische maatregelen

• Gebruik van virusscans, firewalls, ….

• Wachtwoorden die regelmatig worden aangepast

• Geen onbeveiligde harde schijven

• Toegangsbeveiliging tot gegevens

• Encryptie van gegevens

• Geen onbeveiligde back-ups

• Werken op beveiligde harde schijven

Organisatorische maatregelen

• Welbepaalde personen hebben toegang

• Procedure voor incidentenbeheer

• Policy naar werknemers & medewerkers

• Opleiding voor werknemers & medewerkers

• Vertrouwelijkheidsclausules

Konvert kan om uiteenlopende redenen verbeteringen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in deze privacy policy. De meest actuele versie kan je te allen tijde inzien op de website www.konvert.be.
Deze versie is opgesteld in november 2024.

Tijdens een bezoek aan de website kunnen cookies op de harde schijf van uw computer geplaatst worden en dit enkel en alleen om uw bezoek aan de website aangenamer te maken en beter af te stemmen op uw persoonlijke behoeften. Deze mini-bestandjes of cookies worden niet gebruikt om het surfgedrag van de bezoeker op andere websites na te gaan. Uw internetbrowser laat u toe dat u het gebruik van cookies verhindert, dat u een waarschuwing ontvangt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat u de cookies nadien van uw harde schijf verwijdert. Raadpleeg hiervoor de help-functie van uw internetbrowser of zie infra ‘Beheren en blokkeren van cookies’.

Cookies

Tijdens een bezoek aan de website kunnen volgende soorten cookies op de harde schijf van uw computer geplaatst worden :

1. Functionele cookies

   Deze cookies worden gebruikt om de website gebruiksvriendelijker te maken door bepaalde gebruikersvoorkeuren op te slaan. Bijvoorbeeld om het onthouden van uw login- en paswoordgegevens, zodat u niet telkens opnieuw dient in te loggen, uw taalvoorkeur op te slaan en andere bepaalde voorkeuren vast te houden.

2. Cookies voor website analyse

   Konvert maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Alphabet (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van cookies om Konvert te helpen analyseren hoe gebruikers de website gebruiken. De door de cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website (met inbegrip van uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe de website gebruikt wordt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor Konvert en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt.

3. Overige cookies

   Deze website kan mediabestanden van websites van derden zoals bijvoorbeeld Youtube.com bevatten. Bij het afspelen van deze mediabestanden kunnen door deze derden cookies geplaatst worden. Verder biedt deze website de optie om bepaalde informatie te delen via sociale netwerken als Facebook.com, LinkedIn.com of Twitter.com. Bij gebruik van deze functionaliteit kunnen deze sociale netwerken cookies op uw computer plaatsen om bij te houden welke informatie gedeeld is.

Beheren en blokkeren van cookies

U kunt uw internetbrowser zo instellen dat u wordt gewaarschuwd als er een cookie wordt geplaatst. Ook kunt u het plaatsen van cookies volledig blokkeren. U kunt dan echter mogelijk niet van alle onderdelen van de website gebruikmaken. Voor meer informatie over het aanpassen van de cookie-instellingen van uw browser verwijzen wij naar de links hieronder.

Internet Explorer : https://support.microsoft.com/nl-be/help/278835/how-to-delete-cookie-files-in-internet-explorer

Microsoft Edge : https://privacy.microsoft.com/nl-be/windows-10-microsoft-edge-and-privacy

Chrome : https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=nl&co=GENIE.Platform=Desktop

Firefox : https://support.mozilla.org/nl/kb/cookies-in-en-uitschakelen-websites-voorkeuren

Safari : https://support.apple.com/kb/PH5042