PRIVACY POLICY (KANDIDAAT-)UITZENDKRACHTEN KONVERT


Wij vinden uw privacy belangrijk! Binnen Konvert gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle (kandidaat-)uitzendkrachten.


Onder Konvert dient u te verstaan : Konvert NV met maatschappelijke zetel te 8500 Kortrijk, Bohemenberg 23a en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0405.423.970.


Deze Privacy Policy omschrijft welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Tot slot informeren wij u over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde uw persoonsgegevens te beschermen.



  • Wie contacteren in geval van vragen?

    Konvert NV, met maatschappelijke zetel te 8500 Kortrijk, Bohemenberg 23a en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0405.423.970 (tel : 056/24.01.00 en e-mail : info@konvert.be) is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Konvert verklaart dat zij als verantwoordelijke voor de verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Verordening van 27/04/2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EH (hierna : de Algemene Verordening Gegevensbescherming) vanaf haar inwerkingtreding.



  • Wat zijn persoonsgegevens?

    De Verordening Algemene Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt :

    alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon


    Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.


    Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van gegevens over de gezondheid van de (kandidaat-)uitzendkracht dewelke spontaan aangebracht werden door de (kandidaat-)uitzendkracht. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan :

    verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid


    Voor wat betreft de strafrechtelijke persoonsgegevens zal Konvert deze enkel verwerken voor zover toegelaten is bij of krachtens de wet.



  • Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

    Konvert verzamelt en verwerkt verschillende persoonsgegevens van u als (kandidaat-) uitzendkrachten. Het gaat over de volgende persoonsgegevens :


    • curriculum vitae (met vermelding van oa. persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, telefoon nummer, e-mailadres), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (bv. identiteitskaartnummer), persoonlijke bijzonderheden (bv. leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, opleiding en vorming, professionele ervaring (inclusief eventuele attesten en diploma’s zoals bijv. een heftruckattest, VCA-attest, rijbewijs), beroep en betrekking, referenties, fysische gegevens, vrijetijdsactiviteiten en interesses, leefgewoonten,

    • motivatiebrieven,

    • notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek,

    • gezondheidgegevens dewelke door u spontaan aangebracht werden,

    • uw nationaliteit, identiteitskaart, verblijfsdocument, arbeidskaart,

    • payrollinformatie zoals: uw rijksregisternummer, uw adres, uw anciënniteit, uw burgerlijke staat, financiële identificatiegegevens (bv. bankrekeningnummers), uw gezinssamenstelling, uw geboortedatum,

    • uw loon en loonfiches,

    • de naam van een contactpersoon (en zijn telefoon- en/of gsmnummer) in geval van nood,

    • evaluatieformulieren,

    • (pas-)foto’s en video’s.



  • Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?

    De door u via onze website of bij een inschrijving op één van onze vestigingen meegedeelde persoonsgegevens, worden bewaard voor de uitvoering van onze HR-dienstverlening, waaronder werving & selectie en uitzendarbeid.


    Meer concreet wordt/worden :


    • Uw cv en motivatiebrief verwerkt met als doel :
      • uw profiel en geschiktheid te kunnen beoordelen en het sollicitatietraject te kunnen doorlopen,
      • u jobaanbiedingen te kunnen doen via Konvert NV (BE0405.423.970), Konvert Interim Vlaanderen NV (BE0898.458.243), Konvert Interim Wallonie SA (BE0874.497.065), Konvert Interim Brussels NV (BE0415.384.088), Konvert Office NV (BE0462.133.437), Konvert Konstrukt NV (BE0477.232.971) en Amby BVBA (BE0417.198.978),
      • u opleiding(en) aan te bieden voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling,

      telkens met als rechtsgrond uw uitdrukkelijke toestemming.

    • De notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek met als doel het doorlopen van het sollicitatietraject en als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang.
    • Uw gezondheidgegevens dewelke u spontaan heeft aangebracht met als rechtsgrond de kennelijke openbaarmaking door de betrokkene of ter bescherming van de vitale belangen van de betrokkene.
    • Uw nationaliteit, identiteitskaart, verblijfsdocument, arbeidskaart telkens met als rechtsgrond het uitvoeren van een arbeidsovereenkomst.
    • Uw payrollinformatie verzameld met het oog op :
      • onze loonadministratie,
      • personeelsadministratie,
      • het verzorgen van interne controle en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole,
      • het aanvragen van subsidies, vrijstelling van bedrijfsvoorheffing, edm.,
      • om wet- en regelgeving na te leven, waaronder maar niet beperkt tot, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude, nationale en internationale sanctiewetgeving,

      telkens met als rechtsgrond het uitvoeren van een arbeidsovereenkomst.

    • Uw loon en loonfiches met als rechtsgrond het uitvoeren van een arbeidsovereenkomst.
    • Uw naam, voornaam en lonen in het kader van loonbeslag en/of –overdracht met als rechtsgrond het naleven van de wettelijke verplichtingen terzake.
    • De naam van een contactpersoon (en zijn telefoon- en/of gsmnummer) zodat wij in geval van nood een familielid of naaste kunnen contacteren met als rechtsgrond de noodzaak tot bescherming van de vitale belangen van de werknemer.
    • (pas-)foto’s en video’s worden verzameld en verwerkt teneinde deze te kunnen gebruiken voor interne communicatie met als rechtsgrond uw voorafgaande toestemming en gerechtvaardigd belang.


  • Duur van de verwerking

    Uw persoonsgegevens als kandidaat-uitzendkracht worden tot 1 jaar na het laatste kwalitatief contact bijgehouden. Na het verstrijken van de termijn van 1 jaar zult u opnieuw gecontacteerd worden met het verzoek uw toestemming te geven indien u nog langer in onze database wenst behouden te blijven.

    Uw persoonsgegevens, als uitzendkracht, worden 5 jaar bijgehouden na het afsluiten van het laatste contract.

    Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook de specifieke verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden.



  • Wat zijn uw rechten als (kandidaat-)uitzendkracht?

    • Recht op toegang en inzage

      U heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken conform de bepalingen die gelden in de sector.


    • Recht op verbetering, verwijdering en beperking

      U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast hebt u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.


      U kunt zich niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze payrolladministratie en de gegevens die wij op basis van de diverse wetgevingen van u dienen bij te houden en te verwerken.

      U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.


    • Recht van verzet

      U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.


    • Recht van gegevensoverdracht

      U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen en dit conform de bepalingen die gelden in de sector.


    • Recht van intrekking van de toestemming

      Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.


    • Automatische beslissingen en profiling

      De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.


    • Uitoefening van uw rechten

      U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met Konvert via info@konvert.be of 056/24.01.00 t.a.v. mevr. Ilse Vanhaecke Data Protection Officer.


    • Klachten

      U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be. Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.

      Indien u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een vordering tot schadevergoeding instellen.



  • Doorgifte aan derden

    Bepaalde van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, worden doorgegeven aan derden. Het betreft de volgende gegevens :


    • Uw CV, referenties en motivatiebrief kunnen worden doorgegeven aan (potentiële-)gebruikers/klanten van Konvert NV (BE0405.423.970), Konvert Interim Vlaanderen NV (BE0898.458.243), Konvert Interim Wallonie SA (BE0874.497.065), Konvert Interim Brussels NV (BE0415.384.088), Konvert Office NV (BE0462.133.437), Konvert Konstrukt NV (BE0477.232.971) en Amby BVBA (BE0417.198.978) om u jobaanbiedingen te kunnen doen.

    • Uw naam, voornaam, adres, loon en payrollgegevens kunnen worden doorgegeven aan Konvert Interim Vlaanderen NV (BE0898.458.243), Konvert Interim Wallonie SA (BE0874.497.065), Konvert Interim Brussels NV (BE0415.384.088), Konvert Office NV (BE0462.133.437), Konvert Konstrukt NV (BE0477.232.971) en Amby BVBA (BE0417.198.978) voor de aanmaak van een arbeidsovereenkomst.

    • Payroll informatie wordt doorgegeven aan ons sociaal secretariaat SSE (BE0456.799.031), Konvert Service (BE0421.662.859) en UnifiedPost (BE0471.730.202) met als doel het uitvoeren van onze loonadministratie, aan de bevoegde overheidsinstanties, en onze vaste vertegenwoordiger in Frankrijk voor detachering (Avats – TVA FR 61.439.730.375) in het kader van onze wettelijke verplichtingen.

    • Uw loonbrieven worden doorgegeven aan UnifiedPost (BE0471.730.202).

    • Uw naam, voornaam en lonen kunnen desgevallend worden doorgegeven aan gerechtsdeurwaarders, bevoegde overheidsinstanties, schuldbemiddelaars, kredietinstellingen, edm. in het kader van loonbeslag en/of –overdracht.

    • Uw naam, voornaam en e-mailadres worden doorgegeven aan onze IT-provider AXS (BE0463.752.644) met als doel het beheren van uw account.

    • Uw naam, voornaam, adres en payrollgegevens wordt desgevallend doorgegeven aan onze arbeidsongevallenverzekeraar bij een arbeidsongeval.

    • Uw naam, voornaam, worden desgevallend doorgegeven aan opleidingscentra waar u voor rekening van Konvert NV (BE0405.423.970), Konvert Interim Vlaanderen NV (BE0898.458.243), Konvert Interim Wallonie SA (BE0874.497.065), Konvert Interim Brussels NV (BE0415.384.088), Konvert Office NV (BE0462.133.437), Konvert Konstrukt NV (BE0477.232.971) en Amby BVBA (BE0417.198.978) opleidingen volgt.

    • Uw naam, voornaam, rijksregisternummer en adres kunnen desgevallend worden doorgegeven aan provider voor het toekennen van maaltijdcheques en/of ecocheques.

    Bovenstaande derden ontvangen en/of verwerken in opdracht van onze organisatie persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Wij sluiten met deze bovenstaande organisaties vertrouwelijkheidsovereenkomsten en/of verwerkingsovereenkomsten en stellen alles in het werk opdat zij uw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen.


    Uw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals bovenstaand beschreven of tenzij met uw voorafgaande toestemming.


    In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.



  • Veiligheid en vertrouwelijkheid

    Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

    • Technische maatregelen
      • Gebruik van virusscans, firewalls, ….
      • Wachtwoorden die regelmatig worden aangepast
      • Geen onbeveiligde harde schijven
      • Toegangsbeveiliging tot gegevens
      • Encryptie van gegevens
      • Geen onbeveiligde back-ups
      • Werken op beveiligde harde schijven
    • Organisatorische maatregelen
      • Welbepaalde personen hebben toegang
      • Procedure voor incidentenbeheer
      • Policy naar werknemers & medewerkers
      • Opleiding voor werknemers & medewerkers
      • Vertrouwelijkheidsclausules


  • Het gebruik van cookies

    Tijdens een bezoek aan de website kunnen cookies op de harde schijf van uw computer geplaatst worden en dit enkel en alleen om uw bezoek aan de website aangenamer te maken en beter af te stemmen op uw persoonlijke behoeften. Deze mini-bestandjes of cookies worden niet gebruikt om het surfgedrag van de bezoeker op andere websites na te gaan. Uw internetbrowser laat u toe dat u het gebruik van cookies verhindert, dat u een waarschuwing ontvangt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat u de cookies nadien van uw harde schijf verwijdert. Raadpleeg hiervoor de help-functie van uw internetbrowser of zie infra ‘Beheren en blokkeren van cookies’.

    Cookies

    Tijdens een bezoek aan de website kunnen volgende soorten cookies op de harde schijf van uw computer geplaatst worden :

    • Functionele cookies

      Deze cookies worden gebruikt om de website gebruiksvriendelijker te maken door bepaalde gebruikersvoorkeuren op te slaan. Bijvoorbeeld om het onthouden van uw login- en paswoordgegevens, zodat u niet telkens opnieuw dient in te loggen, uw taalvoorkeur op te slaan en andere bepaalde voorkeuren vast te houden.

    • Cookies voor website analyse

      Konvert maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Alphabet (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van cookies om Konvert te helpen analyseren hoe gebruikers de website gebruiken. De door de cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website (met inbegrip van uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe de website gebruikt wordt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor Konvert en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt.

    • Overige cookies

      Deze website kan mediabestanden van websites van derden zoals bijvoorbeeld Youtube.com bevatten. Bij het afspelen van deze mediabestanden kunnen door deze derden cookies geplaatst worden. Verder biedt deze website de optie om bepaalde informatie te delen via sociale netwerken als Facebook.com, LinkedIn.com of Twitter.com. Bij gebruik van deze functionaliteit kunnen deze sociale netwerken cookies op uw computer plaatsen om bij te houden welke informatie gedeeld is.


    Beheren en blokkeren van cookies

    U kunt uw internetbrowser zo instellen dat u wordt gewaarschuwd als er een cookie wordt geplaatst. Ook kunt u het plaatsen van cookies volledig blokkeren. U kunt dan echter mogelijk niet van alle onderdelen van de website gebruikmaken. Voor meer informatie over het aanpassen van de cookie-instellingen van uw browser verwijzen wij naar de links hieronder.

    Internet Explorer : https://support.microsoft.com/nl-be/help/278835/how-to-delete-cookie-files-in-internet-explorer

    Microsoft Edge : https://privacy.microsoft.com/nl-be/windows-10-microsoft-edge-and-privacy

    Chrome : https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=nl&co=GENIE.Platform=Desktop

    Firefox : https://support.mozilla.org/nl/kb/cookies-in-en-uitschakelen-websites-voorkeuren

    Safari : https://support.apple.com/kb/PH5042