Enregistrer l'offre
Fonction
Voor een groeiend bedrijf gaat Konvert op zoek naar een personal & office assistant.
Jouw takenpakket ziet eruit als volgt:
-
Ondersteuning van het managementteam: Je biedt proactieve administratieve en organisatorische ondersteuning aan de HR Manager, Plant Director en Financial Director.
-
Persoonlijke assistentie: Je verzorgt diverse praktische regelingen voor de directie, zoals het organiseren van lunches, autoverzorging, reisplanning en reserveringen van hotels en restaurants.
-
Wagenparkbeheer: Je bent verantwoordelijk voor het beheer en de opvolging van het wagenpark.
-
Reisplanning en boekingen: Je plant en boekt zakelijke reizen voor medewerkers en directieleden.
-
Kantoororganisatie: Je staat in voor het stockbeheer van kantoorbenodigdheden en draagt bij aan een efficiënte en goed georganiseerde kantoorwerking.
-
Administratieve ondersteuning: Je beheert PR/PO's in SAP en volgt goedkeuringsprocessen op voor de Plant Director, zoals bij het verwerken van overuren.
-
Agenda- en planningsbeheer: Je coördineert de agenda’s van het managementteam en plant afspraken efficiënt in.
-
Verslaggeving: Je maakt notulen tijdens vergaderingen en zorgt voor een tijdige en nauwkeurige rapportering.
-
Onthaal en bezoekersbeheer: Je bent verantwoordelijk voor de registratie en professionele ontvangst van bezoekers.
-
Vergaderzalenbeheer: Je zorgt ervoor dat vergaderruimtes gebruiksklaar zijn en voorzien van de nodige middelen.
Je werkt voornamelijk op de site in Zwijnaarde, maar occasioneel zal je ook tewerkgesteld worden in Evergem.
Interesse? Solliciteer dan snel.
Qui cherchons-nous ?
- Rijbewijs B + eigen vervoer
- Zeer goede kennis van het Nederlands en Engels
- 2 á 3 jaar werkervaring in een gelijkaardige functie
- Sterk in Excel
- Eerste ervaring met SAP is een plus
- Flexibiliteit naargelang takenpakket en werklocatie (Zwijnaarde + Evergem)
- Je bent ook buiten de werkuren bereikbaar indien nodig
- Enthousiast en hands-on
Que proposons-nous ?
- Gevarieerde job met kans om jezelf verder te ontwikkelen
- Aantrekkelijke verloning + extra legale voordelen (loon bespreekbaar)
- Flexibel uurrooster (Opstart mogelijk tussen 8u - 9u)
- Afwisseling tussen twee locaties: Evergem en Zwijnaarde
Compétences liées à la fonction
- Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, ...
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les contrats en interne et en externe
- Organiser les déplacements du responsable ou de membres de l'équipe
- Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...)
- Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques
- Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier, ...)
- Concevoir des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour
- Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et procéder à l'archivage, au classement des documents
- Organiser les rendez vous, le planning d'un responsable, d'un collaborateur et filtrer les appels et les accueils physiques
Ce poste est ouvert à tous, sans distinction de sexe.
Postulez dès maintenant !!
Ce poste vous convient vraiment ? Postulez dès aujourd’hui ! Nous vous contacterons bientôt pour un entretien personnel.