Office Management Assistent

Voor een toonaangevend bedrijf die zich bezighoudt met goederenvervoer via spoorwegen zijn Ruth, Philippa en Hemalata op zoek naar een office management assistent om ondersteuning te bieden aan diverse afdelingen.

Jouw takenpakket:

• Inkoop en beheer van kantoorapparatuur en benodigdheden die nodig zijn voor de afdeling
• Coördinatie van de levering en het onderhoud van computer- en telecommunicatieapparatuur (computers, GSM)
• HR-ondersteuning bij administratie, events, aanvragen en afwezigheden.
• Het wervingsproces ondersteunen door het coördineren van sollicitatiegesprekken en bijbehorende logistiek
• Voorbereiden van administratieve rapporten en presentatiemateriaal voor interne vergaderingen
• Opstellen en versturen van uitgaande facturen
• Zorgen voor de controle en afstemming van bankzaken
• Onkosten beheren en onkostendeclaraties opstellen
• Financiële administratie en boekhoudkundige documenten bijhouden
• Ondersteunen van interne en externe audits
• Administratieve taken uitvoeren met betrekking tot financiën, zoals het beheren van financiële documenten en het bijwerken van databases
• Assisteren bij het opstellen van maandelijkse, kwartaal- en jaarlijkse financiële verslagen
• Zorgen voor naleving van belasting- en boekhoudkundige voorschriften

• Een goede kennis van kantoorautomatiseringstools, waaronder Excel en PowerPoint
• Een basiskennis van human resources managementsystemen
• Beheersing van minimum twee van de drie nationale talen, zowel mondeling als schriftelijk (Engels is een pluspunt)
• Eerdere ervaring in een administratieve functie (bij voorkeur in HR)
• Een diploma in bedrijfskunde, Human Resources of ervaring in een gelijkaardige functie

• Je komt terecht in een collegiale, zeer familiale omgeving

• Een aantrekkelijk loon gebaseerd op jouw ervaring

• Een functie waar je de nodige vrijheid en materiaal ter beschikking krijgt

• Ruimte voor eigen inbreng en persoonlijke groei