Bewaar vacature
Over de functie
Voor een groeiend bedrijf gaat Konvert op zoek naar een personal & office assistant.
Jouw takenpakket ziet eruit als volgt:
-
Ondersteuning van het managementteam: Je biedt proactieve administratieve en organisatorische ondersteuning aan de HR Manager, Plant Director en Financial Director.
-
Persoonlijke assistentie: Je verzorgt diverse praktische regelingen voor de directie, zoals het organiseren van lunches, autoverzorging, reisplanning en reserveringen van hotels en restaurants.
-
Wagenparkbeheer: Je bent verantwoordelijk voor het beheer en de opvolging van het wagenpark.
-
Reisplanning en boekingen: Je plant en boekt zakelijke reizen voor medewerkers en directieleden.
-
Kantoororganisatie: Je staat in voor het stockbeheer van kantoorbenodigdheden en draagt bij aan een efficiënte en goed georganiseerde kantoorwerking.
-
Administratieve ondersteuning: Je beheert PR/PO's in SAP en volgt goedkeuringsprocessen op voor de Plant Director, zoals bij het verwerken van overuren.
-
Agenda- en planningsbeheer: Je coördineert de agenda’s van het managementteam en plant afspraken efficiënt in.
-
Verslaggeving: Je maakt notulen tijdens vergaderingen en zorgt voor een tijdige en nauwkeurige rapportering.
-
Onthaal en bezoekersbeheer: Je bent verantwoordelijk voor de registratie en professionele ontvangst van bezoekers.
-
Vergaderzalenbeheer: Je zorgt ervoor dat vergaderruimtes gebruiksklaar zijn en voorzien van de nodige middelen.
Je werkt voornamelijk op de site in Zwijnaarde, maar occasioneel zal je ook tewerkgesteld worden in Evergem.
Interesse? Solliciteer dan snel.
Wie zoeken we?
- Rijbewijs B + eigen vervoer
- Zeer goede kennis van het Nederlands en Engels
- 2 á 3 jaar werkervaring in een gelijkaardige functie
- Sterk in Excel
- Eerste ervaring met SAP is een plus
- Flexibiliteit naargelang takenpakket en werklocatie (Zwijnaarde + Evergem)
- Je bent ook buiten de werkuren bereikbaar indien nodig
- Enthousiast en hands-on
Wat bieden wij?
- Gevarieerde job met kans om jezelf verder te ontwikkelen
- Aantrekkelijke verloning + extra legale voordelen (loon bespreekbaar)
- Flexibel uurrooster (Opstart mogelijk tussen 8u - 9u)
- Afwisseling tussen twee locaties: Evergem en Zwijnaarde
Jobgerelateerde competenties
- Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
- Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
- Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
- Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren
Deze functie staat open voor iedereen, ongeacht gender.
Solliciteer nu!
Is deze job écht iets voor jou? Solliciteer vandaag nog! Wij contacteren je snel voor een persoonlijk gesprek.