Administrative Support - regio Zaventem

Voor een toonaangevend bedrijf actief in milieu, energie en duurzaamheid is Konvert Vilvoorde op zoek naar een administratief supportmedewerker.

Wat ga je doen?

Als Administrative Support Medewerker ondersteun je de operationele teams met allerlei administratieve taken. Je bent de rechterhand van de techniekers, projectleiders en andere collega’s.

Jouw takenpakket is gevarieerd:

• Opstellen, opvolgen en factureren van meerwerken binnen aanbestedingen.
• Beheren van administratieve gegevens (zoals bestanden op de schijf en in het CMMS).
• Digitaliseren en archiveren van documenten.
• Schrijven van rapporten voor goedkeuringen richting de autoriteiten.
• Fungeren als aanspreekpunt tussen verschillende interne afdelingen.
• Opstellen en verwerken van facturen voor niet-contractuele diensten:
  • Voorbereiden van einddossiers na uitvoering van de werken.
  • Controleren van gegevens, coderen, opmaken en versturen van facturen.
• Financiële opvolging:
  • Controleren van reservefondsen.
  • Rapporteren over en opvolgen van openstaande buitencontractuele werken.
• Bezoekers en collega’s ontvangen en begeleiden.
• Beheren van inkomende post, e-mails en interne communicatie.
• Klachten van klanten behandelen en opvolgen.

• Je hebt minimaal een diploma Hoger Secundair Onderwijs met een ervaring in administratie of gelijkwaardig door ervaring.
• Je bent bij voorkeur Nederlandstalig, maar je hebt geen schrik om ook in het Frans te communiceren
• Je bent klantgericht, nauwgezet en nauwkeurig.
• Je bent autonoom, een snelle leerling, werkt graag in teamverband en past je gemakkelijk aan veranderingen aan.
• Je neemt initiatief, bent diplomatiek en hebt uitstekende communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk).

• Een aantrekkelijk salaris in lijn met je opleiding en ervaring;
• 35 vakantiedagen (20 wettelijk en 15 ADV);
• Een goede work-life balance;
• Een leuke werkomgeving;
• Groeps- en hospitalisatieverzekering bij een vast contract;
• Maaltijdcheques, ecocheques en andere extralegale voordelen.