Bewaar vacature
Over de functie
In deze rol ben je verantwoordelijk voor het opmaken, ondersteunen en opvolgen van documentstromen (indiening, review, goedkeuring en vrijgave). Je zorgt voor de nodige coördinatie zodat documenten efficiënt worden verwerkt en alle documentmanagementprocedures correct worden nageleefd.
Takenpakket:
Documentbeheer & systemen
- Beheren en optimaliseren van het Document Management Systeem (DMS) en goedkeuringsflows.
- Afstemmen en aanpassen van workflows volgens projectnoden.
- Toekennen en controleren van toegangsrechten.
- Opvolgen van documentversies en revisies.
Levenscyclusbeheer
- Coördineren en beheren van de volledige levenscyclus van projectdocumentatie.
- Registreren en centraliseren van documenten in het systeem.
- Waarborgen van traceerbaarheid tussen documenten, wijzigingen en goedkeuringen.
Kwaliteitscontrole & audits
- Controleren en classificeren van documenten op basis van vormvereisten.
- Toezien op correcte structuur en naamgeving.
- Ondersteunen van audits door correcte documentatie aan te leveren.
Ondersteuning & communicatie
- Aanspreekpunt voor documentatievragen.
- Geven van opleidingen en toelichting aan stakeholders.
- Signaleren van knelpunten en rapporteren aan projectleiders.
- Ondersteunen bij documentatieplanning en rapportering.
Administratie
- Beheren van toegangen voor interne en externe gebruikers.
- Ondersteunen van communicatie, mailboxbeheer en vergaderingen.
- Meewerken aan administratieve opvolging van projecten.
- Initiëren van verbeteringen binnen documentbeheerprocessen.
Wie zoeken we?
- Sterke administratieve en organisatorische vaardigheden
- Discreet en respect voor vertrouwelijkheid
- Nauwkeurig en gestructureerd kunnen werken
- Goede communicatieve vaardigheden
- Klant- en servicegericht ingesteld
- Stressbestendig en flexibel
- Zelfstandig én teamgericht kunnen werken
- Goede kennis van MS Office (Excel, Word, Outlook)
- Ervaring met HR-software en/of binnen een HR omgeving is een plus
Wat bieden wij?
- Een marktconform salaris, afgestemd op jouw ervaring en vaardigheden.
- 20 wettelijke vakantiedagen
- Een fijne werksfeer in een hecht team waar samenwerking centraal staat.
- Moderne werkmiddelen en een comfortabele werkomgeving.
- Maaltijdcheques
- Woon-werk vergoeding
Jobgerelateerde competenties
- De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen Bestellingen plaatsen
- Kopieerwerk verrichten
- Documenten archiveren
Deze functie staat open voor iedereen, ongeacht gender.
Konvert HR VG.1537/BUCP W.INT.534 00134-406-20121024 20252-405-20210125 DG-LAV-044 Kvk 56585969
Solliciteer nu!
Is deze job écht iets voor jou? Solliciteer vandaag nog! Wij contacteren je snel voor een persoonlijk gesprek.