Onze klant is een toonaangevende Design & Build-partner die zich richt op de nieuwbouw, uitbreiding en transformatie van industriële en logistieke locaties. Het bedrijf heeft een omzet van 100 miljoen euro en een team van bijna 50 medewerkers. 

Aanbod: voltijdse job, hoog loon aangevuld met firmawagen, laptop, gsm en andere extra legale voordelen (te bespreken). 

Omwille van de groei en de opstart van een kantoor in Kortrijk, is onze klant op zoek naar een Executive Management Assistant (2-talig NL/FR), die de CEO en het managementteam ondersteunt in hun dagelijkse activiteiten en helpt om de strategische doelstellingen van het bedrijf te realiseren.

Functieomschrijving

Als Executive Management Assistant speel je een cruciale rol in het ontlasten van de CEO en andere directieleden, zodat zij hun focus kunnen leggen op de strategische en kritische bedrijfsdoelen. Je ondersteunt de directie op organisatorisch en administratief vlak, zorgt voor een vlotte communicatie tussen alle afdelingen en bewaakt de voortgang van belangrijke projecten.

Taken en verantwoordelijkheden:

Agenda- en Tijdbeheer:

• Beheren van de complexe agenda’s van de directieleden, inclusief het plannen van vergaderingen, afspraken en zakenreizen.

• Prioriteiten stellen en ervoor zorgen dat de agenda van de leidinggevenden optimaal is ingedeeld.

• Organiseren van evenementen of bijeenkomsten voor interne en externe stakeholders.

Organiseren en Coördineren van Vergaderingen:

• Voorbereiden van vergaderstukken en presentaties.

• Opmaak van notulen van vergaderingen en opvolging van actiepunten.

• Coördineren van vergaderlocaties, zowel intern als extern.

Communicatie en informatiebeheer:

• Beheren van inkomende en uitgaande communicatie (e-mails, brieven, telefoongesprekken).

• Opstellen en nalezen van documenten, rapporten, memo’s en presentaties.

• Fungeren als schakel tussen de directie en de rest van de organisatie om de informatiestroom efficiënt te laten verlopen.

Projectmanagement en Ondersteuning bij Besluitvorming:

• Ondersteuning bieden bij strategische projecten, bijvoorbeeld door het opstellen van rapportages of door bepaalde opzoekingen te doen.

• Coördineren en bewaken van de voortgang van belangrijke projecten binnen het managementteam, en zorgen voor de tijdige oplevering van projectresultaten.

Administratieve Ondersteuning:

• Administratieve taken zoals het verwerken van onkostendeclaraties en het onderhouden van vertrouwelijke bestanden.

• Verwerken en beheren van inkomende en uitgaande correspondentie, zowel digitaal als fysiek.

• Beheren van contracten, documenten en andere project gerelateerde administratie.

• Ondersteunen bij het opstellen van offertes, presentaties, facturen, rapportages. 

• Je hebt een minimale bacheloropleiding in Office Management, Bedrijfsadministratie of een vergelijkbaar vakgebied.

• Minimaal 3-5 jaar ervaring in een administratieve of ondersteunende functie, bij voorkeur binnen de bouwsector of een technische omgeving.

• Je bent tweetalig (Nederlands/Frans) en kunt vlot communiceren, zowel mondeling als schriftelijk.

• Je bent proactief, werkt graag zelfstandig en hebt oog voor detail.

• Je beschikt over uitstekende organisatie- en multitaskingvaardigheden en hebt geen 9-5 mentaliteit.

Belangrijke Competenties:

• Organisatievermogen: In staat om meerdere taken tegelijkertijd te beheren zonder de details uit het oog te verliezen.

• Discretie en Vertrouwelijkheid: Gezien de toegang tot gevoelige informatie is integriteit van groot belang.

• Communicatievaardigheden: Zowel mondeling als schriftelijk helder kunnen communiceren met diverse stakeholders in zowel het Nederlands als Frans.

• Flexibiliteit en Proactiviteit: In staat om snel te schakelen en te anticiperen op de behoeften van de leidinggevenden.

• Probleemoplossend vermogen: In staat om knelpunten op te lossen en praktische, effectieve oplossingen aan te dragen. Je ben hands on.

• Een vast contract met een marktconform salaris, aangepast aan jouw ervaring en vaardigheden.

• Flexibiliteit en afwisseling: De kans om te werken in een boeiende sector met diverse projecten en een gevarieerd takenpakket.

• Een sterk gedigitaliseerde werkomgeving voor een vlotte wisselwerking tussen kantoor en werven.

• De kans om je dagelijks te ontwikkelen binnen een dynamisch familiebedrijf dat zowel nationaal als internationaal sterk groeit.

• Een moderne, hippe werkplek met industriële uitstraling en extra faciliteiten (resto, sport,…).