Customer Service Employee - Export

Takenpakket

Als medewerker op de Customer service afdeling ben je betrokken bij de operationele, commerciële en administratieve taken in het bedrijf met betrekking tot het transport vlot en kostefficiënt uit te laten voeren. Je bent het coördinatiepunt en contactpersoon voor de klanten en de planningsafdeling. Deze functie biedt verder een grote verantwoordelijkheid en verscheidenheid aan taken.

Hoofdactiviteiten

Op de automotive afdeling worden klanten behandeld die voortdurende opgevolgd moeten worden: 

• Aannemen van orders, verwerken in relevante systemen en bijwerken;
• Ontwikkelen en onderhouden van relaties met klanten en planningsafdeling;
• Ondersteunen van de transportplanning, voornamelijk administratief;
• Dagelijks bewaken van alle klantenorders, oplossen van problemen en order gerelateerde eisen;
• Ervoor zorgen dat binnen de gestelde tijd aan de eisen van de klant wordt voldaan en/of alternatieven te zoeken samen met de planningsafdeling;
• Ervoor zorgen dat de activiteiten van het bedrijf in overeenstemming zijn met de wettelijke vereisten en dat de door ISO en SQAS gespecifieerde normen worden gehandhaafd;

Klantenrelaties

• Klantvriendelijke communicatie staat centraal;
• Draagt bij aan het verkrijgen van de best mogelijke oplossing voor onze klanten om de winstgevendheid te maximaliseren en de klanttevredenheid te waarborgen;
• Zorgt ervoor dat de klant wordt bediend in lijn met de verwachtingen van de klant;
• Communiceren, instrueren en opvolgen van alle klantorders;
• Monitoren van klantzendingen, zorgen voor tijdige ophaling/levering;

Operationele Taken

• Zorgt ervoor dat de combinatie van ophalingen en leveringen in overeenstemming zijn met de overeengekomen voorwaarden op de meest efficiënte manier
• Boekt slots op schepen volgens richtlijnen (rekening houdende met de plaatsen op de boot die we hebben), boekt leveringen in overeenstemming met de eisen van de klant, rekening houdende met de lead time
• De laad- en lossloten inboeken in de systemen van de klanten
• Ervoor zorgen dat alle details van klantencriteria worden gecommuniceerd naar alle relevante partijen, follow-up en feedback worden gegeven
• Contact onderhouden met klanten over eventuele late aankomsten
• Contactpersoon zijn voor planningsafdeling
• Ervoor zorgen dat alle details met betrekking tot verzending, inkomsten en extra kosten worden geregistreerd in de juiste planningstools en systemen
• Met veel verschillende systemen kunnen werken alsook snel kunnen schakelen tussen de systemen
• Opvolgen van KPI’s
• Problemen oplossen en uitzoeken hoe dit beter kan in de toekomst door acties te implementeren. 

We leggen de nadruk op klantgerichtheid, nauwkeurigheid en administratieve vaardigheden. Kan je de volgende punten afvinken?

• Weerbaarheid en energie om nieuwe zaken uit te zoeken en te leren.

• Vlotte communicatie en initiatief nemen ligt binnen je comfort zone.

• Nauwkeurig en sterk in administratie.

• Meerdere taken afhandelen op basis van prioriteit.

• Probleemoplossend werken is essentieel.

• Vloeiend met office-toepassingen (Outlook, Word, Excel).

• Zeer goede kennis van het Nederlands, Engels en Frans.

• Ervaring in de logistieke sector.

• Kennis van transportdocumenten (CMR, packing list, invoice).

• Kennis van douanedocumenten (T1, EU/EX, GMR).

• Omgaan met stressvolle momenten en à la minute oplossingsgericht werken.

• Goed omgaan met veranderingen zoals digitalisatie.

Je komt terecht in een dynamische omgeving binnen een toonaangevend logistiek bedrijf in de Gentse haven en omgeving met:

• Een voltijds contract van 38 uur voor onbepaalde tijd.

• Werkuren overdag, maar flexibiliteit is belangrijk; er moet altijd iemand aanwezig zijn van het team tussen 8u en 17u.

• Een marktconform salaris met extralegale voordelen zoals ADV, maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering en flexplan.

• Interne opleidingen op basis van capaciteiten, interesses en mogelijkheden.

• Kansen om jezelf te ontwikkelen en, als je ambitieus bent, intern door te groeien.

Denk je dat jouw persoonlijkheid, vaardigheden, ervaringen en ambitie passen bij deze functie? Neem dan contact met ons op. We kijken ernaar uit je te ontmoeten.