Executive Assistant met HR verantwoordelijkheid

Als Executive Assistant speel je een sleutelrol in het dagelijks ondersteunen van de directie én in het bijdragen aan de HR-activiteiten.

Je zorgt ervoor dat de administratie van de directie op rolletjes loopt, maar draagt ook actief bij aan zowel de harde als zachte kant van HR, waarbij je fungeert als vertrouwenspersoon voor medewerkers en een essentieel aanspreekpunt bent in personeelszaken.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Agendabeheer: Je beheert de agenda van de directie en zorgt voor een efficiënte planning van vergaderingen, afspraken en reizen.

• Communicatie: Als het eerste aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders zorg je voor een vlotte communicatie, waarbij vertrouwelijkheid en accuratesse altijd gewaarborgd zijn.

• Vergaderingen: Organiseren van vergaderingen, inclusief voorbereiding van presentaties, notuleren en opvolgen van actiepunten.

• Documentbeheer: Beheren van vertrouwelijke documenten en het garanderen van een vlotte stroom van interne en externe communicatie.

• Reis- en eventplanning: Coördineren van zaken zoals reizen en zakelijke evenementen, van het boeken van vluchten en accommodaties tot het organiseren van bedrijfsevenementen.

• Ondersteuning bij HR-processen: Je ondersteunt de directie bij wervings- en selectieprocessen, het voorbereiden van contracten en het beheren van personeelsdossiers.

• Vertrouwenspersoon: Als vertrouwenspersoon bied je medewerkers een luisterend oor en bied je ondersteuning bij persoonlijke en professionele vraagstukken.

• Begeleiding in personeelszaken: Je speelt een actieve rol in het ondersteunen van de directie bij het beheer van de personeelsadministratie, het bijhouden van verzuimrapportages en het coördineren van evaluaties en feedbackgesprekken.

• Ad-hoc HR-taken: Je ondersteunt bij het uitvoeren van interne HR-projecten, zoals het implementeren van nieuwe processen en het verzorgen van trainingen of workshops.

• Ervaring: Minimaal 3 jaar ervaring als directieassistent(e) of in een administratieve ondersteunende functie, met ervaring in HR of personeelsbeheer.

• Vaardigheden: Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel schriftelijk als mondeling. Kennis van andere talen is een plus.

• Organisatie: Proactieve, goed georganiseerde planner met oog voor detail en het vermogen om meerdere taken tegelijkertijd te beheren.

• HR-kennis: Ervaring met HR-processen en de bereidheid om je verder te ontwikkelen in deze richting.

• Discretie en vertrouwelijkheid: Je handelt altijd met de grootste discretie en vertrouwelijkheid, vooral bij het omgaan met gevoelige informatie en persoonlijke zaken van medewerkers.

• Communicatie: Sterke communicatieve vaardigheden, zowel binnen als buiten het bedrijf, met de mogelijkheid om vertrouwelijke gesprekken te voeren.

• Technische vaardigheden: Goede beheersing van MS Office en andere relevante software.

• Een contract van onbepaalde duur.  

• Een warm team dat professionaliteit combineert met een hands-on mentaliteit.

• Een groeiende, uitdagende organisatie met oog voor medewerkers.

• Een aantrekkelijke, gevarieerde functie waarin je zowel directie als HR ondersteuning biedt.

• Een ruime waaier aan opleidingsmogelijkheden zowel intern als extern. 

• Een goede balans tussen werken en plezier.

• Je maakt deel uit van een familiale omgeving waar oprechtheid en teamspirit centraal staan.  

• De kans om zaken te realiseren en je stempel te drukken in een bedrijf in volle expansie.

• Je bent een sleutelfiguur bij een toonaangevende speler in luxueus buitenmeubilair met unieke klanten.

• Een aantrekkelijk loon aangevuld met extralegale voordelen.