MANAGEMENT ASSISTANT (M/V)

LOCATION Brussels Capital
CATEGORY Government Services
SECTOR Government services
CONTRACT Fixed
REFERENCE 6/702/201921653

PROFILE

Algemene administratieve ondersteuning
• Onthaal van bezoekers, vergaderingen en catering organiseren.
• Digitaal klasseren en organiseren van in- en uitgaande informatie.
• Je beheert de inkomende telefoons, e-mails en correspondentie.
• Je plaatst bestellingen in SAP en beheert het economaat.
Dossierbeheer
• Je bereidt dossiers voor in het kader van o.a. communicatieprojecten, aankopen en bestellingen.
• Je stelt hiervoor duidelijke en kwaliteitsvolle documenten op.
• Je verspreidt tijdig documenten en informatie, rekening houdend met hun vertrouwelijkheid.
• Je verzorgt nauwkeurig de opvolging van deze dossiers.
Agendabeheer
• Je organiseert de dagindeling van de Directeur Corporate & Public Affairs proactief en volgens afgesproken prioriteiten.
• Je stelt een gestructureerde werkplanning en agenda op en past deze aan aan deadlines, wisselende prioriteiten, opmerkingen of instructies.
• Je organiseert de nationale en internationale verplaatsingen van de directeur.

REQUIRED QUALIFICATIONS

• Je beschikt over een bachelordiploma, of gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt minimum 5 jaar ervaring als management assistant.
• Je spreekt vlot Nederlands en hebt een goede kennis van het Frans.
• Je bent vertrouwd met Microsoft Office en SAP.
• Ervaring in een creatieve industrie of communicatie-omgeving is een troef.
• Je neemt proactief de organisatorische leiding en volgt je dossiers met discretie en integriteit op.
• Je communiceert gestructureerd en werkt resultaatgericht.



JOBRELATED COMPETENCES

- Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren

- De patiënt adviseren bij de administratieve stappen (samenstelling van dossiers, invullen van formulieren, ...)

- De planning en de agenda van de arts bijhouden

- De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen Bestellingen plaatsen

- Documentatiemateriaal voorzien, beheren en actueel houden

- De wachtdienstregeling doorgeven aan de politie, lokale pers, ...

- Het medisch dossier van de patiënt samenstellen en bijwerken bij elk bezoek of bij elke verandering van de situatie

- Medische handelingen factureren en de betaling innen Aangifte doen van de medische handelingen bij de sociale zekerheidsinstellingen, ziekenfondsen, ...

- Personen met zorgbehoefte ontvangen en oriënteren Deze personen informeren over het verloop van het onderzoek of de behandeling en het tarief

- Verslagen van operaties of medische handelingen invoeren en de lay-out verzorgen De verslagen doorsturen naar personen met zorgbehoefte, artsen, ...

OFFER

• Een job met een waaier aan contacten en een hoge mate aan autonomie om je eigen taken te organiseren.
• Een dynamische werkomgeving met aandacht voor initiatief, opleidingen, work-life balans (glijdende uren, telewerk etc.) en sociaal engagement.
• Ruime opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden gecombineerd met een on-the-job-training.
• Een loon met een ruim scala aan voordelen (gratis treinabonnement, maaltijdcheques, etc.)

Konvert Office Leuven

Bondgenotenlaan 152 C
3000 Leuven
+32 (0)16 69 45 80

Confirm your registration through the mail you received.

Tell us more about yourself! Complete your MyKonvert profile before you can apply.

share this vacancy
download this vacancy

New privacy policy


Before completing your file or submitting your application, we kindly ask you to accept our new Privacy Policy which enables us to better protect your data.

View our privacy policy