MANAGEMENT ASSISTANT (M/V)

LOCATION Brussels Capital
CATEGORY Administrative And Secretarial Support
SECTOR Government services
CONTRACT Temporary with a chance of permanent employment
REFERENCE 6/701/201921637

PROFILE

Voor onze klant zijn we op zoek naar een ervaren Management Assistant die naast administratieve ondersteuning ook als sparring partner fungeert.

Je staat in voor volgende taken:
• Onthaal van bezoekers, vergaderingen en catering organiseren.
• Digitaal klasseren en organiseren van in- en uitgaande informatie.
• Je beheert de inkomende telefoons, e-mails en correspondentie.
• Je plaatst bestellingen in SAP en beheert het economaat.
• Je bereidt dossiers voor in het kader van o.a. communicatieprojecten, aankopen en bestellingen en voor het Executive Committee.
• Je verspreidt tijdig documenten en informatie, rekening houdend met hun vertrouwelijkheid.
• Je organiseert de dagindeling van de Directeur Corporate & Public Affairs proactief en volgens afgesproken prioriteiten.
• Je stelt een gestructureerde werkplanning en agenda op en past deze aan aan deadlines, wisselende prioriteiten, opmerkingen of instructies.
• Je organiseert de nationale en internationale verplaatsingen van de directeur.

REQUIRED QUALIFICATIONS

• Je beschikt over een bachelordiploma, of gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt minimum 10 jaar ervaring als management assistant.
• Je spreekt vlot Nederlands en hebt een goede kennis van het Frans.
• Je bent vertrouwd met Microsoft Office en SAP.
• Ervaring in een creatieve industrie of communicatie-omgeving is een troef.
• Je neemt proactief de organisatorische leiding en volgt je dossiers met discretie en integriteit op.
• Je communiceert gestructureerd en werkt resultaatgericht.

JOBRELATED COMPETENCES

- Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren

- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern

- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren

- Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren

- De activiteiten van een team coördineren

- Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren

- Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen De leveringen controleren

- Personeelsdossiers administratief opvolgen Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren

- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)

- Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren

- Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken

- Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen

- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)

- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren

OFFER

• Een job met een waaier aan contacten binnen Infrabel en een hoge mate aan autonomie som je eigen taken te organiseren.
• Een dynamische werkomgeving met aandacht voor initiatief, opleidingen, work-life balans (glijdende uren, telewerk etc.) en sociaal engagement.
• Ruime opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden gecombineerd met een on-the-job-training.
• Een loon met een ruim scala aan voordelen (gratis treinabonnement, maaltijdcheques, etc.)
• Vlotte bereikbaarheid: je werkzetel bevindt zich vlakbij Brussel-Zuid.

Konvert Office Brussel

Square Sainctelette 1-3
1000 Brussel
+32 (0)2 502 32 99

Confirm your registration through the mail you received.

Tell us more about yourself! Complete your MyKonvert profile before you can apply.

share this vacancy
download this vacancy

New privacy policy


Before completing your file or submitting your application, we kindly ask you to accept our new Privacy Policy which enables us to better protect your data.

View our privacy policy